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Le recueil de vos données personnelles

Mutaero recueille les données personnelles des adhérents et des prospects conformément à la règlementation en vigueur, et en particulier au règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).

MUTAERO s’engage à garantir la protection des Données personnelles obtenues dans le cadre de son activité, ainsi qu’à se conformer aux lois et réglementations applicables en matière de Traitement de Données à caractère personnel et Données à caractère personnel sensibles. 

MUTAERO s’assure que chaque traitement de donnée effectué vis à vis d’une personne concernée repose sur une base légale conformément à la règlementation en vigueur.

 

Les finalités de ce traitement de données personnelles sont de :

  • Gérer le contrat et/ou l’adhésion : les données personnelles sont indispensables afin de valider l’adhésion et d’exécuter la gestion du contrat (prestations, cotisations)
  • Respecter nos obligations légales : la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme et également dans le cadre des déclarations obligatoires auprès des autorités et administrations publiques (déclarations fiscales ou les cotisations sociales)
  • Mieux répondre à vos attentes : les données personnelles sont essentielles pour l’étude de vos besoins et ainsi mieux répondre à vos attentes en termes de garanties et de services dans le respect de notre rôle de conseil
  • Les données personnelles permettent enfin de réaliser des études actuarielles afin de garantir les équilibres des contrats et le respect de nos engagements vis-à-vis des adhérents qui nous font confiance

 

Caractère de la donnée et consultation des informations recueillies

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles à transmettre est indiqué sur les formulaires. Comme évoqué ci-dessus, certaines données sont obligatoires à la souscription et à la gestion du contrat et sont identifiables par un astérisque.

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement automatisé pour permettre la gestion de votre adhésion et l’affiliation de vos ayant-droits. Vous disposez de la possibilité de vous y opposer en suivant la procédure indiquée ci-dessous (« L’exercice de vos droits »).

Les données fournies sont destinées à Mutaero, ainsi qu’aux éventuels sous-traitants et prestataires impliqués dans la gestion du contrat (organismes gestionnaires établis en France, pour les contrats prévoyance, habitation et automobile), et utilisées aux fins d’hébergement précisées dans le règlement mutualiste, de passation et de gestion (y compris commerciale) du contrat ainsi que pour garantir le respect par la Mutuelle de ses obligations légales (lutte contre la fraude, lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, auditeurs, commissaires aux comptes…)

En aucun cas vos données personnelles ne sont cédées à des tiers à votre insu.

 

Conservation des données

Concernant les adhérents et les bénéficiaires, les données sont conservées pendant toute la durée du contrat et jusqu’à l’expiration des délais de prescriptions légales :

Finalités des traitements

Durées de conservation

Gestion des documents précontractuels et contractuels

5 ans minimum après la fin de la relation contractuelle

Gestion des dossiers et fichiers d’immatriculation

5 ans à compter de la date de radiation du fichier

Gestion des polices d’assurance

2 ans à partir de la résiliation du contrat

Gestion des contrats d’assurance vie

30 ans maximum à compter du décès de l’assurée

Gestion des contrats d’assurance sur la vie lorsque le bénéficiaire est une personne distincte du souscripteur

10 ans

Gestion des contrats d'assurance contre les accidents atteignant les personnes, lorsque les bénéficiaires sont les ayants droits de l'assuré décédé

10 ans

Gestion des contrats de coassurance de certaines opérations collectives avec les organismes d'assurance relevant du Code de la sécurité sociale et du code de la mutualité en ce qui concerne l’incapacité de travail

5 ans

Les prospects voient leurs données conservées à des fins d’informations commerciales pendant trois ans.

 

 

La sécurité de vos données

Mutaero a mis en place des dispositifs techniques et organisationnels pour assurer la sécurité des données de ses adhérents, bénéficiaires et prospects. Pour renforcer cette sécurité, Mutaero a restreint l’accès aux données au personnel habilité et sensibilisé aux questions de sécurité des données.

Les Transferts de Données personnelles exigent une attention et des garanties supplémentaires. MUTAERO s’assure que tout transfert de Données personnelles est sécurisé de façon adéquate et encadré juridiquement conformément aux exigences de la Législation applicable.

MUTAERO s’engage à choisir des prestataires qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

A ce titre, MUTAERO vérifie en amont les garanties présentées par tout prestataire tiers envisagé, au moyen notamment de questionnaires et/ou analyse de documentation. Cette vérification doit permettre d’évaluer les conditions de mise en œuvre du Traitement chez le prestataire : modalités de réalisation des opérations de traitement confiées, sécurité et confidentialité des Données personnelles, maturité du prestataire tiers sur la question de la protection des Données personnelles.

Dans le cas où nous constaterions une violation de vos données, nous devrons en informer la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés). Nous vous informerons également afin que vous puissiez prendre toutes les mesures utiles.

 

Vos droits en matière de données personnelles

MUTAERO s’engage à garantir l’exercice effectif des droits des Personnes concernées qui leur sont accordés par la Législation applicable. La Législation applicable accorde aux Personnes concernées les droits suivants :

  • Droit à l’information : le droit d’avoir une information claire, précise et complète sur l’utilisation des Données personnelles par MUTAERO.
  • Droit d’accès : le droit d’obtenir une copie des Données personnelles que le Responsable de Traitement détient sur le demandeur.
  • Droit de rectification : le droit de faire rectifier les Données personnelles si elles sont inexactes ou obsolètes et/ou de les compléter si elles sont incomplètes.
  • Droit à l’effacement / droit à l’oubli : le droit, dans certaines conditions, de faire effacer ou supprimer les Données, à moins que MUTAERO ait un intérêt légitime à les conserver.
  • Droit d’opposition : le droit de s’opposer au Traitement des Données Personnelles par MUTAERO pour des raisons tenant à la situation particulière du demandeur (sous conditions).
  • Droit de retirer son Consentement : le droit à tout moment de retirer le Consentement lorsque le Traitement est fondé sur le Consentement.
  • Droit à la limitation du traitement : le droit, dans certaines conditions, de demander que le Traitement des Données personnelles soit momentanément suspendu.  
  • Droit à la portabilité des Données : le droit de demander que les Données personnelles soient transmises dans un format réexploitable permettant de les utiliser dans une autre base de Données.
  • Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée : le droit pour le demandeur de refuser la prise de décision entièrement autorisée et/ou d’exercer les garanties supplémentaires offertes en la matière.
  • Droit de définir des directives post-mortem : le droit pour le demandeur de définir des directives relatives au sort des Données Personnelles après sa mort.

 

L’exercice de vos droits

Pour toute situation (réclamation, demande de modification…), vous pouvez vous adresser au Délégué à la Protection des Données (DPO) de Mutaero :

  • Par courriel : dpo@mutaero.net

  • Par courrier :
    Mutaero
    A l’attention du DPO
    34 boulevard Riquet – CS 21504
    31015 TOULOUSE
    Si à l’issue de cette prise de contact vous estimez que vos droits ont été lésés, il vous est possible de vous adresser à l'autorité de contrôle compétente (CNIL) pour présenter la réclamation que vous jugez appropriée.

 

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